Agilität durch Design Thinking – Mitarbeiter gestalten den Kulturwandel

Agilität durch Design Thinking

Ein öffentliches Unternehmen mit 600 Mitarbeitern beschließt einen neuen Weg einzuschlagen. Eine neue Vision muss her, aber nicht wie sonst vom Vorstand hinter verschlossenen Türen verabschiedet, sondern anders: partizipativ, kundenorientiert und kreativ – mit Design Thinking. Es startet ein Aufruf nach freiwilligen Teilnehmern im Unternehmen mit unerwartet hohem Andrang. 20 geloste Mitarbeiter gehen für 3 Tage in einen Co-Working Raum, um eine neue Vision mit dem Design Thinking Ansatz zu entwickeln. Nach 3 Tagen haben Sie nicht nur eine neue Vision, sondern auch ein neues Mindset entwickelt!

Was mit der Idee anfing, die Kreativität von Teams und Organisationen zu fördern und schnellere Innovationszyklen zu erreichen, ist heute zu einer der erfolgreichsten Methoden zur Förderung von Agilität geworden. Design Thinking ist ein strukturierter und iterativer Kreativprozess zur Entwicklung von kunden- und nutzerzentrierten Lösungen für komplexe Probleme. Es besteht aus den sechs Phasen Verstehen, Beobachten, Standpunkt definieren, Ideen generieren, Prototyping und Testen. Während die Systematik einer stringenten Vorgehensweise folgt, hat die Methode eine hohe Variabilität in der Ausgestaltung der jeweiligen Phasen und kann auf jede beliebige Problemstellung angewandt werden. Auf eine spielerische Art werden Problemfelder bearbeitet und auch abwegige oder unerreichbare Ideen diskutiert, um zu überraschenden Erkenntnissen zu gelangen. Daher findet Design Thinking eine breite Anwendung in verschiedenen Branchen, z.B. zur Produkt-, Prozess-, Strategie- oder, wie in unserem Beispiel, Visionsentwicklung.

Das revolutionäre an Design Thinking ist jedoch weniger die Vorgehensweise und die angewandten Techniken, sondern viel mehr das Mindset, welches nachhaltig geprägt wird. Design Thinking verändert nicht nur die Projektarbeit und die Innovationskraft der Mitarbeiter, sondern es verändert auch ihr Denken. Das geht auf die Grundprinzipien des Ansatzes zurück, die ihn so erfolgreich machen.

Empathie: In keiner anderen Vorgehensweise ist der Nutzer so stark im Fokus wie beim Design Thinking. Dabei wird bewusst Empathie aufgebaut und die Sichtweise gewechselt – von der traditionellen Innenperspektive „Was können wir tun?“ dreht es sich zur vollkommenen Offenheit Richtung Nutzer „Welches Bedürfnis hat mein Nutzer?“. Dieser Perspektivwechsel führt zu einem ersten radikalen Umdenken. In Unternehmen sind wir geschult Budgets, Vorgaben und strikte Berichtswege einzuhalten. So stehen nicht mehr das Kundenbedürfnis, sondern die eigenen Restriktionen im Fokus. Das Grundprinzip der Empathie hilft sich auf die tatsächlichen Bedürfnisse (needs) und Schmerzpunkte (pain points) der jeweiligen Nutzer zu besinnen und einen bewussten Perspektivwechsel einzugehen. Hierzu werden Interviews und Beobachtungen der Nutzergruppe vorgenommen, um ein hohes Maß an Verständnis aufzubauen. Dabei kann der Nutzer beispielsweise Kunde einer Dienstleistung, der Mitarbeiter der HR-Abteilung oder Patient einer Klinik sein.

Fehler machen erlaubt: Design Thinking fördert die Fehlerkultur, in der das Kredo des frühen Scheiterns gilt. Scheitern ist hierbei positiv belegt und durchaus wünschenswert, da es die Lern- und Optimierungspotenziale in einer frühen Phase aufzeigt. Hier werden also gleich zwei zentrale Prinzipien verbunden: die Stärkung der Fehler- und der Feedbackkultur. Im Design Thinking werden die Teilnehmer herausgefordert wilde Ideen zu wagen. Mit stetigen Feedbackzyklen werden im Projektverlauf die Ideen laufend getestet und Potenziale diskutiert, womit Risiken reduziert werden.  Das ist für viele Unternehmen, in denen Feedback maximal in Mitarbeitergesprächen stattfindet und Fehler eher als Tabu gebrandmarkt sind, durchaus eine neue Denk- und Herangehensweise. Mitarbeiter, die einmal diese Design Thinking-Kultur gespürt haben, erleben die immensen Vorteile einer offenen, direkten und proaktiven Fehler- und Feedbackkultur, die auch die Sichtweise auf interne Prozesse verändern kann.

Hierarchiefreie Kollaboration: Design Thinking lebt von der Teamdynamik. Um möglichst viele verschiedene Sichtweisen und Interpretationen zu integrieren wird auf eine interdisziplinäre Zusammensetzung des Teams hohen Wert gelegt. Das Team profitiert damit nicht nur von dem verschiedenen Fachwissen, sondern auch von den unterschiedlichen Problemlösungsstrategien der einzelnen Mitglieder. Das ist in vielen Unternehmen ein Gegensatz zum klassischen Silodenken. Die Stärken der Team-Diversität werden betont ebenso wie die Kraft der bereichsübergreifenden Kollaboration. Im Prozess des Design Thinkings verschwinden folglich hierarchische Strukturen und werden durch eine hohe Autonomie des Teams ersetzt. Ein weiterer drastischer Bruch mit bekannten Denkmustern im Unternehmen.

Offen für Neues: Ein wesentliches Element des Design Thinkings ist die Generierung von vielen Ideen durch eine Vielzahl an verschiedenen Brainstorming-Techniken. Dabei werden insbesondere auch wilde und visionäre Ideen gefördert und zunächst abwegige und unlogische Einfälle zugelassen, um zu überraschenden und neuen Erkenntnissen zu gelangen. Vielen Mitarbeitern fällt es jedoch schwer außerhalb der festen Denkstrukturen kreativ zu arbeiten und Ideen, die nicht sofort umsetzbar erscheinen, werden verworfen. Das Ausbrechen aus dem selbst gesteckten, engen Denkradius eröffnet neue Potenziale und weckt Neugierde. Mitarbeiter spüren, dass mit Blick auf die tatsächlichen Kundenbedürfnisse und sich ergebenden Möglichkeiten deutlich mehr Optionen entstehen als mit dem bekannten Blick auf Risiken und Restriktionen. Schließlich werden durch das hohe Maß an Empathie und die stetigen Feedbacks sowohl die Veränderungsfähigkeit als auch die Neugierde auf Neues trainiert.

Ins Handeln kommen: Ein straffer Zeitplan, ein Timer und das Timeboxing sind feste Bestandteile des Design Thinkings. Mit dem sehr pragmatischen Ansatz steht das Experimentieren stets im Fokus. Mit anderen Worten: einfach machen! Für einige Mitarbeiter durchaus eine ungewohnte Situation, die ein Umdenken erfordert. Denn anders als in vielen Meetings gibt es kaum Platz für lange Diskussionen und Abwägungen, stattdessen wird das Ergebnis getrieben. Der kleinteilige prozedurale Ablauf des Design Thinkings zwingt die Teilnehmer immer wieder in kurzen Sprints Entscheidungen über Ideen zu treffen, die im nächsten Schritt geprüft und vertieft werden. Dieses Vorgehen setzt Schaffenskraft frei, mit dem Effekt, dass Mitarbeiter stolz auf die raschen Ergebnisse sind und überrascht von ihrer Schnelligkeit, Dinge anzupacken.

Visualisieren: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte und Prototypen überzeugen mehr als hundert Bilder. Die Anforderung der Visualisierung zieht sich durch den gesamten Design Thinking Prozess. Dabei wird der Begriff der Visualisierung sehr breit aufgefasst und beinhaltet neben Zeichnungen, Skizzen und Prototypen auch Storys. Die bildliche Darstellung übermittelt Botschaften und Ideen plastisch und emotional. Während Ideen und Gedanken nicht real sind, machen Prototypen Ideen und Lösungen anfassbar und erlebbar. Die Verständlichkeit wird um ein vielfaches erhöht und die Komplexität für das Team reduziert. Das bildet die Basis für einen intensiven Austausch auf Grundlage von sehr konkreten Ideen und Lösungen, die greifbar und begreifbar sind. Der Ansatz Kunden, Kollegen oder Mitarbeiter durch emotionale und bildliche Botschaften zu erreichen ist für viele Unternehmen neu und steht in einem krassen Kontrast zu den vorherrschenden stark kognitiv geprägten Argumentationssträngen.

Diese hier beschrieben sechs zentralen Prinzipien des Design Thinkings sind maßgeblich kulturprägend. Es führt dazu, dass bekannte Arbeitsweisen in Frage gestellt werden und sich auf neue Formen der Zusammenarbeit, Lösungsfindung und Herangehensweisen eingelassen wird. Das tatsächliche Potenzial des Design Thinkings ist die inkrementelle und partizipative Kulturveränderung. Durch Design Thinking Workshops und das eigene Erproben der Prinzipien wird eine andere Kultur lebendig. Mitarbeiter spüren, dass ein anderes Arbeiten und eine andere Haltung möglich sind. Auch in weiteren Arbeitsschritten, über das Design Thinking hinaus, kann ein Mindset aufgebaut werden, welches den Prinzipien folgt. Das Vorleben und Umsetzen dieser Grundprinzipien im gesamten Unternehmen kann einen nachhaltigen Kulturwandel initiieren und stützen.

Die 20 Mitarbeiter des am Anfang beschriebenen Unternehmens aus der Transformations-Werkstatt hatten vor einigen Wochen ihre Vorstandspräsentation. Das Ergebnis ist ein begeisterter Vorstand, die Ausstellung der Prototypen und das Commitment der ersten Führungsebene zur Verankerung der Vision im gesamten Haus – mit Design Thinking.

„Design Thinking is mainly about building innovators who can use the Design Thinking paradigm to transform ideas into reality, to transform organization, and to transform all aspects of life.”

Prof. Larry Leifer, Gründungsmitglied Hasso Plattner Institute of Design in Stanford

 

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